Nếu doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân nhập khẩu hóa chất về chỉ để trực tiếp sử dụng nội bộ (không bán lại, không phân phối, không chuyển giao thương mại), nghĩa vụ pháp lý sẽ khác nhau tùy theo hóa chất đó thuộc nhóm nào: hóa chất có điều kiện (Phụ lục II), hóa chất cần kiểm soát đặc biệt (Phụ lục III), hay hóa chất cấm.

2.1. Hóa chất có điều kiện – Phụ lục II

Đối với hóa chất thuộc Phụ lục II (hóa chất sản xuất, kinh doanh có điều kiện), nếu tổ chức/cá nhân nhập khẩu về để trực tiếp sử dụng, không nhằm mục đích kinh doanh, thì theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 26/2026/NĐ-CP:

1. Không phải xin giấy phép xuất nhập khẩu hóa chất.
2. Không phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất, kinh doanh hóa chất có điều kiện, vì giấy chứng nhận này chỉ bắt buộc khi nhập khẩu với mục đích kinh doanh.
3. Vẫn phải công bố mục đích sử dụng hóa chất trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất. Đây là nghĩa vụ bắt buộc riêng cho trường hợp nhập khẩu để tự sử dụng, không phải là điều được miễn.

Như vậy, so với việc nhập khẩu để kinh doanh (phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện), nhập khẩu Phụ lục II để dùng nội bộ được đơn giản hóa ở chỗ không cần giấy chứng nhận/giấy phép, nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục công bố mục đích sử dụng — chỉ khác về hình thức và mức độ so với cơ chế công bố áp dụng cho hóa chất cần kiểm soát đặc biệt (Phụ lục III) ở mục 2.2 dưới đây (ví dụ về thời hạn công bố trước khi sử dụng).

Tuy nhiên, đây không đồng nghĩa với việc được miễn hoàn toàn thủ tục hải quan liên quan đến hóa chất. Nếu hóa chất thuộc Chương 28 hoặc Chương 29 của Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam (nhóm các hóa chất vô cơ, hữu cơ theo mã HS), doanh nghiệp/cá nhân vẫn phải thực hiện khai báo hóa chất nhập khẩu trước khi thông quan, trừ trường hợp thuộc diện được miễn khai báo theo quy định. Đây là thủ tục khai báo mang tính thống kê, quản lý an toàn hóa chất, tách biệt với giấy phép hay giấy chứng nhận kinh doanh.

2.2. Hóa chất cần kiểm soát đặc biệt – Phụ lục III

Với hóa chất thuộc Phụ lục III, nếu nhập khẩu nhằm phục vụ sản xuất, nghiên cứu, cung ứng dịch vụ hoặc mục đích hợp pháp khác (không phải để kinh doanh, phân phối), tổ chức/cá nhân phải thực hiện đầy đủ các bước sau:

1. Công bố loại hóa chất và mục đích sử dụng trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất.
2. Xin Giấy phép nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt cho từng hóa đơn nhập khẩu (không phải giấy phép dùng chung cho nhiều lô).
3. Giấy phép này là điều kiện bắt buộc để thông quan, có thời hạn 6 tháng.
4. Không phải xin Giấy phép kinh doanh hóa chất cần kiểm soát đặc biệt, nếu hóa chất thực sự chỉ dùng nội bộ, không bán, không phân phối, không chuyển giao thương mại dưới bất kỳ hình thức nào.

Thời điểm công bố mục đích sử dụng

Luật Hóa chất quy định người sử dụng hóa chất cần kiểm soát đặc biệt phải công bố trước khi sử dụng lần đầu hoặc trước khi thay đổi mục đích sử dụng. Nghị định 26/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về thời hạn: việc công bố phải hoàn thành trước 30 ngày so với thời điểm dự kiến sử dụng.

Áp dụng vào trường hợp nhập khẩu để tự sử dụng, tổ chức/cá nhân phải hoàn thành việc công bố trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu theo diện tự sử dụng — nghĩa là công bố là bước đi trước, giấy phép nhập khẩu và thông quan là bước đi sau.

2.3. Hóa chất cấm

Hóa chất cấm là nhóm có chế độ kiểm soát nghiêm ngặt nhất và về nguyên tắc không được nhập khẩu để phục vụ hoạt động sản xuất hoặc sử dụng thông thường, dù là nhập để kinh doanh hay để dùng nội bộ.

Chỉ những tổ chức thực hiện các hoạt động đặc biệt, thuộc mục đích được pháp luật cho phép — như nghiên cứu khoa học, quốc phòng, an ninh, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hoặc thực hiện nhiệm vụ được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao — mới được cơ quan có thẩm quyền xem xét cho phép nhập khẩu, với các điều kiện sau:

1. Được cấp Giấy phép nhập khẩu hóa chất cấm cho từng lô hàng (không cấp giấy phép chung, dài hạn).
2. Giấy phép có thời hạn 6 tháng.
3. Hồ sơ đề nghị cấp phép phải bao gồm:
4. Cam kết về mục đích sử dụng;
5. Phiếu an toàn hóa chất;
6. Hóa đơn và các giấy tờ chuyên ngành liên quan;
7. Theo quy định tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 26/2026/NĐ-CP, hồ sơ còn phải có bản sao Giấy phép sản xuất hóa chất cấm đã được cấp (áp dụng đối với tổ chức đồng thời có hoạt động sản xuất hóa chất cấm).
8. Tổ chức được cấp phép phải lập sổ theo dõi và thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt đối với toàn bộ quá trình nhập khẩu, sử dụng, tồn trữ hóa chất cấm.

Cần lưu ý: đây không phải là cơ chế dành cho việc nhập khẩu để sản xuất hàng hóa thương mại thông thường. Việc cấp phép mang tính cá biệt, gắn với mục đích đặc biệt cụ thể đã được pháp luật liệt kê, chứ không phải một loại giấy phép kinh doanh có thể xin để phục vụ sản xuất, kinh doanh đại trà.

Bảng so sánh nhanh

Kết luận

Việc nhập khẩu hóa chất để sử dụng nội bộ được pháp luật phân hóa rõ theo mức độ rủi ro của từng nhóm hóa chất: càng nguy hiểm, thủ tục càng chặt — từ chỗ gần như không cần thủ tục riêng (Phụ lục II) đến bắt buộc công bố và xin phép cho từng lô hàng (Phụ lục III), và cuối cùng là cơ chế cấp phép đặc biệt, có điều kiện rất hạn chế (hóa chất cấm). Doanh nghiệp nên xác định chính xác hóa chất của mình thuộc nhóm nào trước khi lên kế hoạch nhập khẩu, để chuẩn bị đúng hồ sơ và tránh chậm trễ trong thông quan.

Bài viết mang tính tổng hợp/ tham khảo