Lập Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt trên Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất (chemicaldata.gov.vn)

I. Căn cứ pháp lý

Văn bản	Nội dung liên quan
Luật Hóa chất 2025 (số 69/2025/QH15), Điều 17 và điểm c khoản 2 Điều 9	Đặt ra nghĩa vụ kiểm soát chặt số lượng, phòng chống thất thoát hóa chất cần kiểm soát đặc biệt — nền tảng của nghĩa vụ lập phiếu kiểm soát mua bán và xác thực dữ liệu bên mua/bên bán
Nghị định 26/2026/NĐ-CP, Điều 27	Quy định việc tích hợp phiếu kiểm soát mua, bán vào hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc hóa chất cần kiểm soát đặc biệt do Bộ Công an chủ trì xây dựng trên nền tảng định danh, xác thực điện tử
Thông tư 01/2026/TT-BCT (ngày 17/01/2026), Điều 8	Quy định trực tiếp việc lập phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt: đối tượng, thời hạn, nơi thực hiện
Phụ lục IX Thông tư 01/2026/TT-BCT	Mẫu phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt

Theo Điều 8 Thông tư 01/2026/TT-BCT: kể từ ngày 01/01/2026, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày giao hàng, tổ chức kinh doanh hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt phải lập phiếu kiểm soát mua, bán theo mẫu Phụ lục IX, thực hiện trên Cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên ngành hóa chất tại https://chemicaldata.gov.vn/.

II. Đối tượng phải thực hiện

Tổ chức, cá nhân kinh doanh hóa chất thuộc Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP (hóa chất cần kiểm soát đặc biệt, Nhóm 1 và Nhóm 2) — tức bên bán;
Tổ chức, cá nhân mua hóa chất cần kiểm soát đặc biệt để sử dụng hoặc kinh doanh tiếp — có nghĩa vụ phối hợp xác thực thông tin trên phiếu.

Cả hai bên mua và bán đều được ghi nhận trong cùng một phiếu, và dữ liệu phải được xác thực theo lộ trình Chính phủ quy định (khoản 3 Điều 17 Luật Hóa chất 2025).

III. Chuẩn bị trước khi thực hiện trên hệ thống

Tài khoản doanh nghiệp trên chemicaldata.gov.vn — đây là điều kiện tiên quyết. Nếu doanh nghiệp đã có tài khoản từ trước (dùng cho khai báo hóa chất nhập khẩu, báo cáo hoạt động hóa chất hàng năm...) thì dùng lại tài khoản đó. Nếu chưa có, cần đăng ký mới (xem mục IV).
Hồ sơ pháp nhân: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/mã số thuế, thông tin người đại diện pháp luật.
Giấy phép liên quan (nếu có): Giấy phép sản xuất/kinh doanh hoặc Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất cần kiểm soát đặc biệt — vì hệ thống có thể đối chiếu thông tin phiếu với giấy phép đã cấp.
Thông tin giao dịch: tên hóa chất, mã CAS, hàm lượng/thành phần, số lượng, mục đích sử dụng, thông tin bên mua/bên bán (tên tổ chức, mã số thuế, người đại diện, địa chỉ), ngày giao hàng, số hóa đơn/hợp đồng liên quan.

IV. Đăng ký tài khoản trên chemicaldata.gov.vn (nếu chưa có)

Vì Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt được lập trên cùng nền tảng CSDL chuyên ngành hóa chất dùng chung cho các nghiệp vụ khác (công bố mục đích sử dụng, báo cáo hoạt động hóa chất hàng năm...), quy trình lập tài khoản áp dụng thống nhất như sau:

Bước 1 — Khởi tạo đăng ký trực tuyến Truy cập https://chemicaldata.gov.vn/, tại giao diện đăng nhập chọn chức năng "Khai báo lần đầu" (dành cho tổ chức chưa có tài khoản). Nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp: tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện pháp luật, thông tin liên hệ.

Bước 2 — Gửi hồ sơ đăng ký, nhận đơn Sau khi nhập liệu xong, nhấn gửi đăng ký. Hệ thống tự động cấp một Đơn đăng ký theo mẫu quy định — tải file này về máy.

Bước 3 — Hoàn thiện hồ sơ bản cứng và bản mềm

Bản mềm: điền đầy đủ thông tin vào đơn đã tải về, ký tên, đóng dấu, gửi qua email theo địa chỉ hệ thống hướng dẫn.
Bản cứng: gửi đơn đăng ký có chữ ký và con dấu trực tiếp về cơ quan quản lý (Cục Hóa chất – Bộ Công Thương) theo địa chỉ được hướng dẫn trong email.

Bước 4 — Nhận thông tin đăng nhập Thông thường sau khoảng 3–5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, cơ quan quản lý phê duyệt và gửi tên đăng nhập, mật khẩu tạm thời qua email đăng ký. Đăng nhập lần đầu bằng mật khẩu tạm thời, hệ thống sẽ yêu cầu đổi mật khẩu ngay để đảm bảo bảo mật.

Lưu ý: Vì phải chờ phê duyệt tài khoản, doanh nghiệp nên đăng ký sớm hơn kế hoạch giao dịch thực tế ít nhất một tuần, tránh tình trạng đến hạn giao hàng nhưng chưa có tài khoản để lập phiếu trong vòng 10 ngày theo quy định.

V. Các bước lập Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt trên hệ thống

Sau khi có tài khoản và đăng nhập thành công, quy trình lập phiếu — dựa trên cấu trúc chung của các module "Khai báo/Công bố" trên nền tảng CSDL chuyên ngành hóa chất — thực hiện như sau:

Bước 1 — Truy cập đúng module nghiệp vụ Từ giao diện chính sau đăng nhập, chọn mục "Khai báo" (hoặc "Quản lý hoạt động hóa chất" tùy phiên bản giao diện) → tìm và chọn "Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt".

Bước 2 — Xác định vai trò giao dịch Chọn vai trò của tổ chức mình trong giao dịch: Bên bán hoặc Bên mua. Với Bên bán (tổ chức kinh doanh hóa chất CKSĐB), đây là bên có trách nhiệm chính khởi tạo phiếu trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày giao hàng.

Bước 3 — Nhập thông tin hóa chất giao dịch

Chọn "Thêm mới" phiếu.
Nhập/tra cứu mã hóa chất và tên thương mại của sản phẩm hóa chất cần kiểm soát đặc biệt đã giao dịch (hệ thống thường cho phép tra cứu theo Danh mục hóa chất quốc gia đã tích hợp sẵn).
Nhập chi tiết thành phần: tên hóa học, mã CAS, hàm lượng phần trăm (%) — đây là dữ liệu then chốt để hệ thống xác định đúng hóa chất và nhóm kiểm soát (Nhóm 1/Nhóm 2).
Nhập số lượng, đơn vị tính hóa chất đã giao dịch.

Bước 4 — Nhập thông tin bên mua, bên bán

Tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ trụ sở của cả bên mua và bên bán.
Thông tin người đại diện giao dịch (họ tên, chức danh).
Số Giấy phép sản xuất/kinh doanh hoặc Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hóa chất CKSĐB liên quan (nếu hệ thống yêu cầu đối chiếu).

Bước 5 — Nhập thông tin giao dịch và mục đích sử dụng

Ngày giao hàng thực tế (mốc để tính thời hạn 10 ngày lập phiếu).
Số hóa đơn/hợp đồng liên quan (nếu có).
Mục đích sử dụng của bên mua đối với hóa chất — cần đối chiếu, thống nhất với mã mục đích sử dụng đã được quy định trên hệ thống (ví dụ: nguyên liệu sản xuất, tiền chất công nghiệp, nghiên cứu...).

Bước 6 — Kiểm tra lại và xác thực Rà soát toàn bộ dữ liệu đã nhập — vì đây là dữ liệu sẽ được lưu vết vĩnh viễn trên hệ thống, phục vụ thanh tra, kiểm tra và truy xuất nguồn gốc sau này. Theo Điều 27 Nghị định 26/2026/NĐ-CP, dữ liệu về bên mua/bên bán còn phải được xác thực qua nền tảng định danh điện tử do Bộ Công an quản lý — nếu hệ thống yêu cầu bước xác thực (OTP, chữ ký số, đối chiếu định danh...), doanh nghiệp cần hoàn tất bước này trước khi phiếu được ghi nhận là hợp lệ.

Bước 7 — Nhấn "Công bố"/"Gửi phiếu" Sau khi xác nhận không còn sai sót, nhấn nút hoàn tất để gửi phiếu vào hệ thống. Phiếu sau khi gửi sẽ hiển thị trong mục "Danh sách phiếu đã lập" hoặc tương đương để doanh nghiệp tra cứu, in ra lưu hồ sơ nội bộ khi cần.

Về hạ tầng tiếp nhận: theo khoản (ii) Điều 8 Thông tư 01/2026/TT-BCT, Cục Hóa chất có trách nhiệm bảo đảm hạ tầng tiếp nhận nội dung phiếu về CSDL chuyên ngành hóa chất kể từ ngày hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc được Bộ Công an công bố chính thức. Nếu tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện giao dịch mà hệ thống liên thông với nền tảng định danh của Bộ Công an chưa được công bố chính thức, doanh nghiệp nên: (a) vẫn lập phiếu trên chemicaldata.gov.vn theo khả năng hiện có của hệ thống, và (b) đồng thời lưu giữ bản phiếu theo mẫu Phụ lục IX ở dạng văn bản/PDF ký tên, đóng dấu cả hai bên như một biện pháp dự phòng, tránh rủi ro pháp lý nếu có tranh chấp về việc đã tuân thủ nghĩa vụ hay chưa.

VI. Những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện

1. Về thời hạn

Thời hạn lập phiếu là 10 ngày kể từ ngày giao hàng, không phải từ ngày ký hợp đồng hay ngày xuất hóa đơn — cần theo dõi chính xác ngày giao hàng thực tế trên biên bản giao nhận.
Nên thiết lập quy trình nội bộ nhắc lịch (ví dụ giao cho bộ phận kho vận báo ngay cho bộ phận pháp chế/quản lý hóa chất khi hoàn tất giao hàng) để không bỏ lỡ thời hạn.

2. Về tính chính xác của dữ liệu

Mã CAS và tên thành phần là yếu tố then chốt: sai mã CAS có thể khiến hệ thống phân loại nhầm nhóm hóa chất kiểm soát, ảnh hưởng đến các thủ tục cấp phép liên quan sau này (giấy phép sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu).
Mục đích sử dụng khai báo trên phiếu cần nhất quán với thông tin trong Phiếu an toàn hóa chất (MSDS), phương án sản xuất kinh doanh và hồ sơ công bố mục đích sử dụng (nếu doanh nghiệp đồng thời phải công bố theo Điều 15 Nghị định 26/2026/NĐ-CP).

3. Về lưu trữ hồ sơ

Dù việc lập phiếu đã chuyển sang hình thức điện tử, doanh nghiệp vẫn nên lưu bản in/bản PDF phiếu đã lập tại cả bên mua và bên bán, tối thiểu 5 năm — kế thừa tinh thần từ quy định cũ (Thông tư 32/2017/TT-BCT trước đây yêu cầu lưu giữ phiếu ít nhất 5 năm) — để chủ động khi có yêu cầu thanh, kiểm tra mà hệ thống điện tử gặp sự cố kỹ thuật.

4. Về xử phạt nếu vi phạm

Theo tinh thần các quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất (kế thừa cách tiếp cận từ các văn bản trước), các hành vi có thể bị xử phạt gồm: không lập phiếu kiểm soát mua, bán; lập phiếu không đầy đủ thông tin bắt buộc (tên hóa chất, số lượng, mục đích sử dụng, thông tin các bên, ngày giao hàng); phiếu không được xác nhận/xác thực đúng quy định; không lưu giữ phiếu theo thời hạn. Doanh nghiệp nên tra cứu Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất hiện hành (áp dụng cho giai đoạn từ 2026) để nắm chính xác mức phạt cập nhật.

5. Về đồng bộ với các nghĩa vụ khác trên cùng hệ thống

Hóa chất cần kiểm soát đặc biệt thường phát sinh đồng thời nhiều nghĩa vụ khai báo trên chemicaldata.gov.vn:

Phiếu kiểm soát mua, bán (Điều 8 TT01/2026) — mỗi lần giao dịch mua/bán;
Công bố mục đích sử dụng (Điều 15 Nghị định 26/2026/NĐ-CP) — trước 30 ngày kể từ khi sử dụng lần đầu hoặc thay đổi mục đích sử dụng;
Báo cáo hoạt động hóa chất hàng năm — trước 15/02 hàng năm.

Doanh nghiệp nên rà soát đồng bộ cả ba nghĩa vụ này trên cùng một tài khoản, tránh trường hợp dữ liệu giữa các module không khớp nhau (ví dụ mục đích sử dụng ghi trên phiếu mua bán khác với mục đích đã công bố trước đó), vì đây là điểm cơ quan quản lý dễ đối chiếu khi thanh tra.

6. Về hệ thống có thể còn trong giai đoạn hoàn thiện

Vì cơ chế tích hợp với nền tảng định danh, xác thực điện tử của Bộ Công an là quy định mới (theo Nghị định 26/2026/NĐ-CP, Điều 27), doanh nghiệp nên chủ động:

Theo dõi thông báo chính thức từ Cục Hóa chất (cuchoachat.gov.vn) và chemicaldata.gov.vn về thời điểm hệ thống liên thông vận hành đầy đủ;
Liên hệ trực tiếp Cục Hóa chất (Phòng Thông tin Hóa chất) nếu gặp vướng mắc kỹ thuật khi thao tác trên hệ thống, vì đây là kênh hỗ trợ chính thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong các đợt triển khai hệ thống khai báo hóa chất điện tử trước đây.

VII. Tóm tắt quy trình bằng sơ đồ

[Phát sinh giao dịch mua/bán hóa chất CKSĐB] │ ▼[Giao hàng thực tế — ghi nhận NGÀY GIAO HÀNG] │ ▼ (trong vòng 10 ngày)[Đăng nhập chemicaldata.gov.vn — hoặc đăng ký tài khoản mới nếu chưa có, chờ 3–5 ngày duyệt] │ ▼[Vào module "Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất CKSĐB"] │ ▼[Nhập: hóa chất (mã CAS, hàm lượng) → bên mua/bên bán → số lượng, mục đích sử dụng, ngày giao hàng] │ ▼[Xác thực thông tin bên mua/bên bán qua nền tảng định danh điện tử (Bộ Công an)] │ ▼[Kiểm tra lại → Công bố/Gửi phiếu] │ ▼[Lưu bản in/PDF phiếu tại cả 2 bên tối thiểu 5 năm, đối chiếu với MSDS và hồ sơ công bố mục đích sử dụng]

Bài viết mang tính hướng dẫn tham khảo.