Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất theo Thông tư 154/2026/TT-BCA: quy định và 10 lưu ý cho doanh nghiệp

Từ ngày 04/09/2026, Thông tư 154/2026/TT-BCA của Bộ Công an đưa việc quản lý hóa chất cần kiểm soát đặc biệt lên nền tảng định danh và xác thực điện tử (VNeID). Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất là nội dung bắt buộc phải kê khai trên hệ thống này. Bài viết tổng hợp các quy định về phiếu và những điểm doanh nghiệp cần chú ý khi lập.

1. Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất là gì?

Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất cần kiểm soát đặc biệt là chứng từ ghi lại mỗi giao dịch mua, bán loại hóa chất này. Phiếu cho biết ai bán, ai mua, bán hóa chất gì, bao nhiêu, dùng vào mục đích nào và giao khi nào. Mục đích là để cơ quan quản lý theo dõi dòng đi của hóa chất trong chuỗi cung ứng và phát hiện sớm thất thoát.

"Hóa chất cần kiểm soát đặc biệt" gồm nhóm 1 và nhóm 2, được liệt kê tại Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP (theo Điều 2 Thông tư 01/2026/TT-BCT).

Điểm mới của Thông tư 154/2026/TT-BCA: phiếu được lập và tích hợp trên Hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc hóa chất, gắn với mã chuỗi cung ứng và mã định danh (QR) của lô hàng, không chỉ là chứng từ giấy hay file nội bộ.

2. Ai phải lập phiếu, lập khi nào và lập ở đâu?

Ai lập? Theo Điều 8 Thông tư 01/2026/TT-BCT, tổ chức kinh doanh hóa chất thuộc Danh mục hóa chất cần kiểm soát đặc biệt phải lập phiếu. Trên Hệ thống định danh, Thông tư 154 giao chủ sở hữu lô, mẻ hoặc đơn vị hóa chất thực hiện việc tích hợp thông tin phiếu (Điều 12).

Khi nào? Trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng (Điều 8 Thông tư 01/2026/TT-BCT).

Lập ở đâu? Trên Hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc hóa chất thuộc Nền tảng định danh và xác thực điện tử do Bộ Công an quản lý, đăng nhập bằng VNeID. Dữ liệu phiếu sau đó được đồng bộ với Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất của Bộ Công Thương.

Trường hợp bắt buộc và tự nguyện (Điều 4 Thông tư 154):

1. Bắt buộc khi thuộc trường hợp phải kê khai phiếu theo pháp luật.
2. Doanh nghiệp hóa chất khác có nhu cầu tự khai báo, theo dõi, truy xuất thì cũng được thực hiện trên hệ thống.

3. Tổng hợp quy định về phiếu trong Thông tư 154/2026/TT-BCA

4. Nội dung phiếu kiểm soát mua, bán theo mẫu Phụ lục IX

Mẫu phiếu ban hành kèm Thông tư 01/2026/TT-BCT gồm ba phần chính.

I. Thông tin bên bán

1. Tên tổ chức, địa chỉ trụ sở, điện thoại
2. Số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
3. Người đại diện theo pháp luật: họ tên, số, ngày cấp và cơ quan cấp CCCD hoặc hộ chiếu
4. Người giao hàng: họ tên, ngày cấp và cơ quan cấp CCCD hoặc hộ chiếu

II. Thông tin bên mua

1. Tên tổ chức hoặc cá nhân, địa chỉ, điện thoại
2. Số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
3. Người đại diện, người giao hàng (nhận hàng) với thông tin giấy tờ tương tự

III. Thông tin về từng hóa chất mua, bán

1. Tên thương mại
2. Tên khoa học, mã CAS và hàm lượng của từng thành phần hóa học, cùng hàm lượng các thành phần khác
3. Khối lượng mua, bán
4. Mục đích mua: kinh doanh hoặc sử dụng (bao gồm sử dụng để sản xuất hóa chất hoặc sản phẩm, hàng hóa khác)
5. Mã mục đích sử dụng (từ 01 đến 48, ví dụ 01 là chất trung gian, 40 là hóa chất xử lý nước, 47 là nhiên liệu và phụ gia nhiên liệu, 48 là mục đích khác)
6. Ngày giao hàng, ngày lập phiếu, số hóa đơn, ngày hóa đơn

5. Quy trình lập phiếu trên hệ thống

1. Đăng nhập Hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc hóa chất bằng tài khoản VNeID. Tổ chức dùng tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
2. Khai báo lô hàng, sản phẩm (thông tin bắt buộc) và khởi tạo mã chuỗi cung ứng, mã định danh cho lô.
3. Nhập thông tin phiếu theo mẫu: bên bán, bên mua, hóa chất, mục đích, hóa đơn.
4. Hệ thống đối soát dữ liệu với cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn điện tử, hải quan, giấy phép.
5. Xử lý kết quả: phù hợp thì phiếu được cập nhật tự động; chưa phù hợp thì sửa đúng trường bị báo và gửi lại.
6. Lưu chứng từ nội bộ, cập nhật các sự kiện phát sinh sau đó (vận chuyển, tồn trữ, sự cố) vào cùng mã định danh.

6. 10 lưu ý quan trọng khi lập phiếu kiểm soát mua, bán

Lưu ý 1: Xác định đúng hóa chất thuộc diện phải lập phiếu

Đối chiếu tên hóa chất, mã CAS và hàm lượng với Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP. Hỗn hợp có chứa thành phần thuộc danh mục cũng cần được rà soát.

Lưu ý 2: Tuân thủ thời hạn 10 ngày kể từ ngày giao hàng

Ngày giao hàng, không phải ngày ký hợp đồng hay ngày xuất hóa đơn, là mốc tính thời hạn. Nên đặt cảnh báo nội bộ ngay khi hàng được giao.

Lưu ý 3: Chuẩn bị tài khoản VNeID của tổ chức từ trước

Không có tài khoản hoặc người được ủy quyền thì không thể đăng nhập kê khai. Cần phân công người quản lý tài khoản và có phương án thay thế khi nhân sự nghỉ việc.

Lưu ý 4: Số liệu phiếu phải khớp với hóa đơn và tờ khai hải quan

Hệ thống đối soát tự động với hóa đơn điện tử và tờ khai hải quan. Sai lệch về tên hàng, khối lượng, số hóa đơn sẽ khiến phiếu bị báo "chưa phù hợp".

Lưu ý 5: Kê khai đầy đủ thành phần và hàm lượng

Mẫu phiếu yêu cầu tên khoa học, mã CAS và hàm lượng từng thành phần, kể cả thành phần khác. Không chỉ ghi tên thương mại.

Lưu ý 6: Chọn đúng mã mục đích sử dụng (01–48)

Nếu bên mua dùng làm nguyên liệu sản xuất, ghi mục đích "sử dụng" và chọn mã ngành phù hợp. Chỉ chọn mã 48 (khác) khi thực sự không có mã nào phù hợp.

Lưu ý 7: Kiểm tra thông tin bên mua trước khi giao hàng

Xác minh pháp nhân, người đại diện, người nhận hàng, và giấy phép hoặc điều kiện hoạt động của bên mua nếu thuộc diện phải có. Bên bán nên yêu cầu bên mua cung cấp đủ giấy tờ ngay khi chốt đơn.

Lưu ý 8: Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chỉ thu thập thông tin cá nhân trong phạm vi tối thiểu cần thiết cho mẫu phiếu (người đại diện, người giao hàng). Lưu trữ và sử dụng đúng mục đích theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lưu ý 9: Chưa tích hợp được vẫn phải lập và lưu phiếu

Nếu hệ thống gặp lỗi hoặc dữ liệu chưa đồng bộ, vẫn phải lập và lưu giữ phiếu theo quy định pháp luật về hóa chất. Nên lưu bản chụp màn hình lỗi, thời điểm phát sinh lỗi và bằng chứng đã cố gắng kê khai.

Lưu ý 10: Cập nhật kịp thời khi có sự cố

Nếu sau giao hàng xảy ra sự cố, hao hụt bất thường, thất thoát hoặc nguy cơ mất an toàn, phải kê khai trên hệ thống trong 24 giờ kể từ khi phát hiện. Việc này không thay thế nghĩa vụ báo cáo theo pháp luật chuyên ngành.

Lưu ý bổ sung: doanh nghiệp nên lưu hồ sơ liên quan đến phiếu (hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, tờ khai hải quan) để phục vụ thanh tra, kiểm tra. Nhật ký truy cập và khai thác dữ liệu trên hệ thống được lưu tối thiểu 05 năm (Điều 18).

7. Rủi ro khi lập phiếu sai, chậm hoặc không lập

1. Dữ liệu sai lệch dễ bị phát hiện, vì hệ thống liên thông với hải quan, hóa đơn điện tử, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất và các cơ quan quản lý.
2. Mã có thể bị chấm dứt hiệu lực nếu dùng sai mục đích hoặc sai thông tin, hoặc khi giấy phép bị thu hồi, đình chỉ (Điều 13). Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để giải trình, và mã đã chấm dứt không được kích hoạt lại mà phải khởi tạo mã mới.
3. Chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực, chính xác, đầy đủ của thông tin (Điều 22.2). Không được làm giả, sửa đổi, chuyển nhượng hoặc sử dụng trái phép mã và thông tin truy xuất.
4. Mức xử phạt cụ thể do văn bản xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa chất quy định, không nằm trong Thông tư 154. Doanh nghiệp nên tra cứu Nghị định 275/2026/NĐ-CP hoặc tham vấn luật sư.

8. Câu hỏi thường gặp

Phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất do bên nào lập?

Theo Điều 8 Thông tư 01/2026/TT-BCT, tổ chức kinh doanh hóa chất thuộc danh mục phải lập phiếu, tức thường là bên bán. Trên hệ thống, chủ sở hữu lô hàng là người tích hợp thông tin. Bên mua nên phối hợp cung cấp thông tin chính xác.

Thời hạn lập phiếu là bao lâu?

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng.

Lập phiếu kiểm soát mua, bán hóa chất ở đâu?

Trên Hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc hóa chất của Bộ Công an (đăng nhập VNeID). Dữ liệu được đồng bộ sang Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất của Bộ Công Thương.

Nếu hệ thống báo lỗi hoặc "chưa phù hợp" thì sao?

Hệ thống nêu rõ trường thông tin chưa phù hợp để doanh nghiệp sửa và khai lại. Trong lúc chưa tích hợp được, vẫn phải lập và lưu phiếu theo pháp luật về hóa chất.

Có phải đăng ký mã GCP mới lập được phiếu không?

Không. Nếu chưa có mã GCP, hệ thống tự sinh mã định danh tổ chức từ mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số định danh (Điều 8 Thông tư 154).

Lập phiếu trên hệ thống có làm phát sinh thủ tục hành chính mới không?

Không. Thông tư 154 nêu rõ việc thực hiện không làm phát sinh thêm điều kiện kinh doanh hay thủ tục hành chính ngoài quy định của pháp luật hóa chất. Doanh nghiệp tự khai, tự chịu trách nhiệm, hệ thống không thẩm định, xét duyệt hồ sơ.

Kết luận

Phiếu kiểm soát mua, bán là điểm nối giữa quản lý hóa chất chuyên ngành của Bộ Công Thương và hệ thống định danh, truy xuất nguồn gốc của Bộ Công an. Doanh nghiệp nên chuẩn bị tài khoản VNeID, rà soát danh mục hóa chất đang kinh doanh, thống nhất quy trình giữa kinh doanh, kho, kế toán và xuất nhập khẩu để lập phiếu đúng hạn, đúng dữ liệu.

Lưu ý: bài viết chỉ mang tính tham khảo/ tổng hợp.